有限责任公司应如何召开股东会,有什么需要注意的?
有限责任股东会是公司权力机关,有些事项需要股东会会议审议并形成决议。但有限责任公司股东会会议召集主体违法、召开时间随意确定、临时增加审议事项,等等程序违法比比皆是。如不符合法律、或公司章程规定的程序形成的公司决议,有可能面临股东会决议被撤销的风险。那么,有限责任公司应如何召开股东会,有什么需要注意的?
首先,应先确定股东会召集人和主持人:
有限公司首次股东会会议由出资最多的股东召集和主持,依照公司法规定行使职权。
有限责任公司设立董事会的,股东会会议由董事会召集,董事长主持;董事长不能履行职务或者不履行职务的,由副董事长主持;副董事长不能履行职务或者不履行职务的,由半数以上董事共同推举一名董事主持。
有限责任公司不设董事会的,股东会会议由执行董事召集和主持。
其次:是召开股东会议的通知程序及形式:
提前通知:召开股东会会议,应当于会议召开十五日前通知全体股东;但是,公司章程另有规定或者全体股东另有约定的除外。
会议记录及签名:股东会应当对所议事项的决定作成会议记录,出席会议的股东应当在会议记录上签名。
最后,有关股东会的表决制度:
公司法规定了两种表决方式,即《公司法》42条规定,股东会会议由股东按照出资比例行使表决权;但是,公司章程另有规定的除外。有关股东会的议事方式和表决程序等,除《公司法》规定之外,可由公司章程予以规定。
召开股东会议时,应当注意的事项有:
(1)召开临时股东会会议的提议应有明确、具体的事项,股东会形成的决议应以提议的内容为限。
(2)召开股东会会议应当提前通知全体股东,按照《公司法》规定应当提前15天通知全体股东,但公司章程另有规定除外,即公司章程可以对提前通知的天数、方式(书面、电话、邮件、网站公告等)进行规定,公司应根据自身情况作出相应的规定并纳入章程,以提高公司会议通知的效率。
(3)股东参加股东会时,公司应做好签到表,以备后期股东查阅,避免引起不必要的纠纷。
(4)做好会议纪要,并将所有表决意见包括反对意见记录下来,会议纪要要归档保管。
(5)会议纪要中要明确告知股东的权利,如优先购买权等。
(6)股东会决议应明确、详细记录决定的事项,列明参会股东及表决权、通过事项的股东表决权等。
(7)股东会决议应做好保管存档,并可将决议的复印件邮寄给未参会的股东。
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